1. مقدمة عن فحص المصاريف الإدارية والعمومية (General and Administrative Expenses - G&A)
الخاصية المميزة: تتميز هذه الحسابات بتعدد مكوناتها، مما يجعل لكل نوع مصروف مخاطر وإجراءات فحص خاصة به.
- المصطلحات الأساسية: المصاريف الإدارية والعمومية (General and Administrative Expenses).
- أمثلة شائعة:
- الإهلاك (Depreciation)
- مصاريف الكهرباء والمياه
- مصاريف الصيانة
- الإيجار التشغيلي (Operating Lease)
- المرتبات (Salaries)
المبدأ: يتم التفكير في المخاطر بناءً على التأكيدات المحاسبية (Assertions).
| التأكيد المحاسبي | الوصف والمخاطرة |
|---|---|
| الحدوث (Occurrence) | خطر أن المصروف المسجل لم يحدث بالفعل أو غير حقيقي. |
| الاكتمال (Completeness) | خطر وجود مصاريف تكبدتها الشركة ولكن لم تسجلها. |
| الدقة (Accuracy) | خطر أن المصروف حدث فعلاً ولكن تم حسابه أو تسجيله بمبلغ خاطئ. |
| القاطع / الفصل بين الفترات (Cut-off) | خطر تسجيل مصاريف تخص فترة في فترة أخرى. |
| التصنيف (Classification) | خطر تصنيف المصروف بشكل خاطئ (مثلاً تصنيف مصروف إداري ضمن التكاليف المباشرة). |
المبدأ: تختلف الرقابة حسب نوع المصروف.
مراجعة قائمة المرتبات (Payroll) قبل صرفها ومطابقتها مع العقود للتأكد من صحة المبالغ.
نظام مقارنة الموازنة بالفعلي (Budget vs Actual)، حيث يتم تحليل الانحرافات (Variance Investigation) للتأكد من أسباب الفروقات.
فحص الحدوث والدقة: أخذ عينة من القيود ومطابقتها مع الفواتير والعقود.
مثال: فحص عقود شركة النظافة أو الصيانة للتأكد من أن الخدمة قُدمت فعلاً وأن المبلغ مطابق للفاتورة.
فحص الاكتمال (الاختبار التحليلي): استخدام التوقعات (Expectations) بناءً على أرقام سابقة.
مثال (المرتبات): إذا كان متوسط راتب الموظف العام الماضي 1000 جنيه وكان هناك 100 موظف، وزاد العدد هذا العام إلى 120، نتوقع أن تكون المصاريف 120,000 جنيه. أي فرق جوهري يستوجب الفحص.
فحص القاطع (Cut-off): فحص عينات من المصاريف في آخر 10 أيام من السنة وأول 10 أيام من السنة الجديدة للتأكد من تسجيلها في الفترة الصحيحة.
التعريف: تشمل مبالغ للشركة طرف الغير بخلاف العملاء.
- المصطلحات:
- المصاريف المدفوعة مقدماً (Prepaid Expenses)
- دفعات مقدمة للموردين (Advances to Suppliers)
- الضرائب المدينة
المخاطر الرئيسية: الوجود (Existence)، الاكتمال، التقييم (Valuation)، والحقوق والالتزامات (Rights and Obligations).
التأكد من دفع مبلغ لشركة صيانة مقابل خدمة ستقدم في المستقبل عن طريق فحص إيصال التحويل البنكي والعقد.
البحث في قائمة الدخل عن مصاريف تخص فترات مستقبلية (مثل إيجار مدفوع لسنة قادمة) للتأكد من تحويلها كأرصدة مدينة في الميزانية.
التعريف: تشمل التزامات على الشركة طرف الغير بخلاف الموردين التجاريين.
- المصطلحات:
- المصروفات المستحقة (Accrued Expenses)
- دفعات مقدمة من العملاء (Advances from Customers)
خدمة صيانة تم استلامها بالفعل ولكن لم يتم دفع قيمتها بعد؛ يجب تسجيل مصروف في قائمة الدخل مقابل "مصروف مستحق" في الميزانية.
إجراء الفحص: التأكد من وجود التزام (Obligation) فعلي من خلال فحص الفواتير أو الإيميلات التي تثبت استلام الخدمة قبل نهاية السنة.
المبدأ الأساسي: أكد المحاضر على ضرورة عدم تقييم المصاريف ككتلة واحدة، بل تقسيمها لمجموعات حسب طبيعتها.
يتم فصل "الإهلاك" في تقييم مخاطر مستقل، و"المرتبات" في تقييم مستقل، و"مصاريف النظافة والكهرباء" في مجموعة مستقلة، لأن طبيعة المخاطر وإجراءات الفحص تختلف كلياً بين هذه المجموعات.
| مجموعة المصاريف | طبيعة المخاطر |
|---|---|
| الإهلاك (Depreciation) | مخاطر تقديرية، تعتمد على الافتراضات (معدل الإهلاك، القيمة المتبقية) |
| المرتبات (Salaries) | مخاطر تجاوز الصلاحيات، أخطاء في الحسابات |
| مصاريف النظافة والكهرباء | مخاطر تعلق بالحصول على خدمات فعلية، تطبيق التعريفة الصحيحة |
أفضل الممارسات:
- التعامل مع كل فئة مصاريف كوحدة مخاطر منفصلة
- تطبيق إجراءات فحص متنوعة (فحص مستندي، تحليلي، مقارنات)
- مراعاة التأكيدات المحاسبية الخمس في تصميم إجراءات الفحص
- التأكد من فصل الفترات المحاسبية بدقة (Cut-off)
- توثيق كافة الإجراءات وأسباب الانحرافات