ما هي دورة العمل؟ (Business Process)
دورة العمل (Business Process): هي مجموعة خطوات تضعها الشركة لتحقيق هدف معين، مثل تسجيل رقم الإيراد في القوائم المالية.
مثال دورة المبيعات (Revenue Process):
- يبدأ الأمر بزيارة العميل للموقع واختيار المنتج والسعر.
- يصل طلب الشراء (Purchase Order) عبر البريد الإلكتروني.
- يتواصل قسم المبيعات (Sales Department) مع قسم المخزون (Inventory) للتأكد من توفر المنتج.
- يتم تأكيد الطلب مع العميل، ويصدر قسم المخزون إذن صرف (Material Issue Note).
- يصدر قسم المبيعات فاتورة (Invoice)، ويرسلها لقسم الحسابات (Accounting Department).
- يقوم قسم الحسابات بتسجيل عملية البيع ليظهر رقم الإيراد (Revenue) في القوائم المالية.
يجب على المدقق فهم دورات العمل لسببين رئيسيين:
| السبب | الوصف |
|---|---|
| اكتشاف مخاطر التحريف الجوهري (Risk of Material Misstatement) | تحديد الثغرات التي قد تؤدي لخطأ في الأرقام المسجلة. |
| اكتشاف الرقابة الداخلية (Internal Controls) | معرفة الإجراءات التي وضعتها الشركة لمواجهة تلك المخاطر، والتأكد مما إذا كانت هذه الرقابة فعالة (Effective Control) وموضوعة في مكانها الصحيح. |
• الشركة ترغب في التعاقد مع شركة نظافة؛ لا يتم الأمر بقرار شفهي فقط، بل بطلب رسمي من القسم المعني.
• يقوم قسم الموردين (Vendors Department) بطلب عروض أسعار (Quotations) والمقارنة بينها.
• يتم اختيار الشركة الأنسب وتوقيع العقد (Contract)، ثم تسجيل المصروف (Expense) عند تقديم الخدمة.
- 1. تحديد الدورات الهامة: مراجعة القوائم المالية وتحديد الأرقام الجوهرية والدورات المرتبطة بها.
- 2. تحديد أصحاب الدورة (Process Owners): الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ الخطوات (مثل محاسب العملاء، أمين المخزن، مدير المبيعات).
- 3. عقد اجتماعات (Meetings): الجلوس مع المسؤولين ليقوموا بشرح الخطوات بالتفصيل.
- 4. طلب كتيب الإجراءات (Manual): الحصول على المستندات الرسمية التي تشرح السياسات والإجراءات (Policies and Procedures) لمطابقتها مع الواقع.
- 5. التوثيق (Documentation): كتابة كل ما تم فهمه في ورقة عمل (Working Paper) تتضمن التاريخ، الحضور، ومكان الاجتماع.
أشكال التوثيق:
• السرد النصي (Narrative): كتابة الخطوات بشكل إنشائي.
• خرائط التدفق (Flowcharts): رسم كروكي للخطوات باستخدام مربعات وأسهم لتوضيح مسار العملية.
يجب على المدقق الإلمام بالدورات التالية:
- دورة المبيعات والتحصيل (Revenue and Collection Cycle)
- دورة المشتريات والمدفوعات (Purchasing and Payments Cycle)
- دورة الرواتب (Payroll Cycle)
- دورة المخزون والتكاليف (Inventory and Costing Cycle)
- دورة الأصول الثابتة (Fixed Assets Cycle)
- دورة إقفال القوائم المالية (Financial Reporting & Closing Process): وهي من أهم الدورات، وتتضمن كيفية ترحيل القيود من نظام الـ ERP إلى ميزان المراجعة (Trial Balance) ثم القوائم المالية ومراجعتها من قبل المدير المالي.
لا يكفي الكلام النظري، بل يجب على المدقق أخذ عينة واحدة (Sample) من بداية العملية لنهايتها ليتأكد أن ما قيل له يطبق فعلياً.
يطلب المدقق رؤية:
1. "إيميل العميل"
2. "طلب الشراء (Purchase Order)"
3. "إذن صرف المخزن (Material Issue Note)"
4. "الفاتورة (Invoice)"
5. "قيد اليومية (Journal Entry)"
6. وصولاً إلى "كشف حساب البنك (Bank Statement)" للتأكد من التحصيل.
أثناء الفهم، يبحث المدقق عن المخاطر.
| المفهوم | مثال |
|---|---|
| خطر (Risk) | قيام المحاسب بتسجيل إيراد قبل خروج المنتج من المخزن (مخالفة لمبدأ الاعتراف بالإيراد). |
| رقابة (Control) | قد تضع الشركة "رقابة مبرمجة" (Automated Control) في نظام الـ ERP، حيث لا يقبل النظام تسجيل قيد المبيعات إلا إذا تم إدخال رقم إذن الصرف، ورقم الفاتورة، ورقم طلب الشراء معاً. |
يجب التأكد من أن الرقابة مصممة بشكل سليم و مطبقة فعلياً.
- مثال: قد يطلب المدقق من المحاسب محاولة إدخال قيد مبيعات وهمي على النظام بدون رقم إذن مخزن ليرى هل سيمنعه النظام (System Error) أم لا.
تفهم دورة العمل (Business Process) هو حجر الأساس لبناء خطة تدقيق (Audit Plan) ناجحة، وبدونها لا يمكن للمدقق تقدير المخاطر بشكل صحيح.